▲출처: Pixbay

 

 

Q. 이번에 해외 출장을 캄보디아로 다녀오면서 숙박비 등 여행경비를 썼는데 비용처리는 어떻게 해야 하나요? 

A. 해외에 업무차 사용한 경비는 사업과 관련된 경비로 비 용처리가 가능합니다. 해외에서 사용하고 받은 영수증 들을 모으셔야 합니다.

 2018년도에 서울대학교 000교수는 해외 출장을 간다는 명목으로 학교에 출장비를 청구하였습니다. 허위로 초청 이메일을 작성해 학교에 제출하는 방법으로 해외 출장 허가를 받았습니다. 이런 방식으로 최소 1억 6천만 원의 여비와 연구활동비를 횡령한 것으로 감사 결과가 나왔습니다. 

(인용기사 : 출장비 슬쩍슬쩍 하다……. 추락한 서울대 유명 교수, 조선일보, 2018.11.29.) 

해외출장비는 출장지에서의 행적 등을 면밀히 증명하기 어렵고 그 출장 허가에 관련된 서류의 진위도 파악하기 어렵습니다. 만약 대표자가 해외출장비를 개인적인 용도로 사용하게 되면 이때 발생한 출장비에 대해 회사는 비용처리를 할 수 없습니다.

[해외출장비를 인정해주는 기준]

 법인세법과 소득세법에서 해외출장비를 인정해 주는 기준이 있습니다. 그것은 해외여행이 회사의 업무 수행에 통상 필요하다고 인정되는 부분에 한정하고 있습니다. 다만, 해외여행의 전체 기간 동안 부당하게 과다 사용된 금액이 아닌 사회 통념상 합리적인 기준의 금액이라면 해외여행시 사용한 모든 금액을 사업장의 비용으로 처리할 수 있습니다. 이런 기준을 벗어난 금액은 법인의 경우 원칙적으로 해당 임직원의 급여로 보고 월 원천징수 대상 급여액이나 

연말정산 근로소득으로 반영해야 합니다. 개인사업자는 업무와 관련 없는 여행경비로 보고 비용 인정을 해주지 않습니다.

[해외 숙박플랫폼 결제내역을 보관해야]

 해외 출장 중에 항공료는 항공 티켓을 증빙으로 보관하여야 하고 숙박비는 호텔 영수증 또는 에어비앤비, 아고다, 호텔스닷컴 등의 플랫폼 결제 내역을 모아야 합니다. 식사할 때도 해외 식당에서 영수증을 받아야 합니다. 그런데 해외에서 쓰는 교통비, 숙박비, 식비 등이 우리나라처럼 영수증을 잘 받을 수 있는 장소가 아닌 곳이 많아 증빙 처리가 어려울 수 있습니다. 그래서 지출증빙서류의 수취 특례라고 해서 해외 출장에서 쓴 비용에 대해서 2%의 가산세를 부과하지 않고 있습니다. 영수증이 없다고 하더라도 회사에 제출한 사용내역서나 품의서 등 확인할 수 있는 서류가 있다면 비용으로 인정해 주겠다는 취지입니다. 그렇다고 무작정 다 인정해 주는 것은 아닙니다. 거래 사실을 입증할 수 있는 객관적인 서류를 갖춰야 합니다. 출장 관련 보고서나 환전내역, 현지에서 사용한 각종 증빙 등으로 누가 봐도 출장비로 지출했다고 여겨지는 서류를 보관하여야 합니다. 

 자칫 해외 출장비가 과다하게 지출되거나 개인적인 여행 용도로 사용하는 것이 확인되면 직원에게는 근로소득세로 추징을 하고 회사는 업무와는 무관한 경비로 인해 비용처리가 안 될 수도 있습니다. 관련 증빙 또는 객관적인 서류를 잘 작성하고 보관하여야 합니다.